Grupo Externo. Política de Gestión Documental Local (PGD-eL)

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OBJETIVOS 
 
En Abril de 2016 se creó en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna el grupo de trabajo para elaborar un modelo de Política de Gestión del Documento Electrónico Local (PGD-eL).
 
Con asistencia de una nutrida representación de Archiveros, Informáticos y Funcionarios de Administración Local con Habilitación Nacional, se abordó la necesidad de crear un grupo de trabajo multidisciplinar que, en el marco de colaboración entre COSITAL Valencia, la Asociación de Técnicos Informáticos de Administración Local (ATIAL) y los Archiveros de la Comunitat Valenciana, facilite a las entidades locales un mínimo común denominador que les permita afrontar la elaboración de:
  • un Cuadro de Clasificación,
  • un mapa de series documentales y
  • un modelo de Política de Gestión Documental

que impulse la implantación efectiva de la Administración Electrónica en las Corporaciones Locales.

La sesión fue un éxito sólo por el hecho de ser capaces de convocar a los tres sectores (archiveros, informáticos y FALHN) para trabajar sobre una propuesta común. En definitiva, se pretende crear un espacio compartido, con una lengua franca que nos permita entendernos.

La documentación tratada por los asistentes consistió en una propuesta de Cuadro de Clasificación Funcional, basada en la clasificación por programas, un mapa de series documentales y un borrador de documento de Política de Gestión del Documento electrónico Local (PGD-eL).

La fuente principal para la clasificación funcional es la derivada de la clasificación funcional de los presupuestos generales de las instituciones, por la correspondencia real que tiene entre las actividades presupuestadas y la producción de documentos como consecuencia de la ejecución del presupuesto. Con ello se consigue un objetivo fundamental: alinear la producción documental con la función económica en cuyo contexto se crea el documento.

Esta clasificación es adoptada ya en 1993 en el Sistema de Contabilidad Nacional (SCN) de Naciones Unidas con el fin de garantizar la comparabilidad de todos los países miembros; y tiene su reflejo en el Reglamento (UE) nº 549/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 21 de mayo de 2013, relativo al Sistema Europeo de Cuentas Nacionales y Regionales de la Unión Europea, en donde se establecen las directrices mundiales sobre contabilidad nacional, directrices que han sido elaboradas bajo la responsabilidad conjunta de las Naciones Unidas, el Fondo Monetario Internacional (FMI), la Comisión de las Comunidades Europeas, la Organización de Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE) y el Banco Mundial (Reglamento (CE) nº 2223/96: 17).

En este sentido, debe tenerse en cuenta que la clasificación funcional fue sustituida por la clasificación por programas en virtud de lo dispuesto por la Orden EHA/3565/2008, de 3 de diciembre, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales, modificada por la Orden HAP/419/2014, de 14 de marzo, según las cuales los estados de gastos de los presupuestos se estructurarán de acuerdo con las clasificaciones orgánica, por programas y económica. La nueva clasificación por programas viene a sustituir a la anterior clasificación funcional. El art. 4 de esta Orden dispone que la estructura por grupos de programas de gasto (funciones) es abierta por lo que podrán crearse los que se consideren necesarios cuando no figuren en la estructura que por esta Orden se establece. También dice que los grupos de programas de gasto podrán desarrollarse en programas y subprogramas, cuya estructura será igualmente abierta.

Ello permite plantear una primera etapa de normalización de los sistemas de clasificación, y a partir de ahí del proceso de clasificación de documentos, al menos en los niveles superiores de la estructura del sistema de clasificación, lo que supondrá un importante valor añadido desde el punto de vista tanto de la interoperabilidad, como de la reutilización de la información del sector público que es también una de la estrategias del Grupo de Archivos Europeo.

Los asistentes acordaron la creación de un Grupo de Trabajo para coordinar las aportaciones de los tres colectivos implicados, con el fin de analizar si los documentos de base pueden servir para avanzar en la estandarización de la gestión documental y, al mismo tiempo, para analizar si pueden ser reutilizados en el sector local y, especialmente, en municipios de menos de 20.000 habitantes.

La composición de dicho Grupo es la siguiente:

  • Archiveros de la Comunitat Valenciana
    • Francisco Sanchis Moreno, Archivero de la Diputación de Valencia.
    • Juan P. Galiana Chacón, Archivero del Ayuntamiento de la Vall d’Uixó.
  • Asociación de Técnicos Informáticos de Administración Local (ATIAL)
    • Fernando Torregrosa Navarro, Presidente de ATIAL y Responsable de Informática del Ayuntamiento de Xirivella.
    • Amparo Cabo Lluesma, Responsable de Informática del Ayuntamiento de Moncada y miembro de ATIAL.
    • Manuel D. Serrat Olmos, Responsable de la Unidad de Sistemas e Innovación Tecnológica del Consorcio Provincial de Bomberos de Valencia y miembro de ATIAL.
    • Teresa Martínez Año, Jefa del Área de Modernización del Ayuntamiento de Paterna, coordinadora del grupo de Administración electrónica de ATIAL.
    • Santiago Pons Sala, departamento de informática del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna, como coordinador del grupo.

 

  • COSITAL Valencia
    • Borja Colón de Carvajal, Jefe del Servicio de Administración e Innovación Pública de la Diputación de Castellón.
    • Ylenia Díaz Morán, Secretaria del Ayuntamiento de Moncada.
    • Miguel H. Javaloyes Ducha, Vicesecretario del Ayuntamiento de Xirivella.
    • César Herrero Pombo, Secretario del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna y miembro del FORO XÁTIVA-COSITAL VALENCIA.

En vista de lo expuesto, la Junta acuerda la publicación en el Foro Colegiados de un espacio para disponer de los borradores de los documentos sometidos a debate, animando a los colegiados a participar en esta tarea con sus críticas, aportaciones y sugerencias.

Con ello se dan los primeros pasos efectivos en la senda de la implantación de una Administración electrónica local.

El 14 de septiembre de 2016 se reunió, en la sede de COSITAL Valencia, el grupo de trabajo para consensuar la redacción final de un modelo de PGD-eL.

 

DOCUMENTOS 

Dicho documento se encuentra publicado en el Portal de Administración Electrónica (PAe) del Gobierno de España, las webs de COSITAL Valencia,y ATIAL.

Hay que resaltar que el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha manifestado que dicho modelo se utilizará como punto de partida en el Grupo de Trabajo de Documento, Expediente y Archivo-e de dicho Ministerio.