Grupo Externo PGD-eL. Cerrada la redacción del modelo de Política de Gestión del Documento Electrónico Local

VALENCIA | Septiembre 2016

El 14 de septiembre se reunió, en la sede de COSITAL Valencia, el grupo de trabajo creado en abril en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna, que consensuó la redacción final de un modelo de PGD-eL.

Dicho documento contiene

  • el texto de un modelo de Política de Gestión Documental Local,
  • el Cuadro de Clasificación Funcional y
  • el índice de series documentales

que permiten la gestión de los documentos electrónicos del Ayuntamiento dentro del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), así como una serie de anexos que ayudan a comprender el entorno de aplicación del esquema de metadatos.

La aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), regula el procedimiento administrativo, íntegramente electrónico, tanto para dictar actos administrativos como para la elaboración de normas. La norma impone la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos, derogando y asumiendo en gran parte el contenido de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Las normas relativas a archivo electrónico entrarán en vigor, según la Disposición Final 7ª, a los dos años de la entrada en vigor de la Ley (el 2 de octubre de 2017).

Resulta esencial, tanto por las propias necesidades de la gestión documental como por las demandas derivadas de la aplicación de la administración electrónica, regular la política de gestión documental del Ayuntamiento.

El 28 de abril de 2016 se constituyó en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna un grupo de trabajo multidisciplinar, con el reto de elaborar un modelo de Política de Gestión del Documento Electrónico Local (PGD-eL) que pudiera servir de base para las PGD-eL de todas las entidades locales españolas. Dicho grupo contó con representantes del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administración Local de la provincia de Valencia (COSITAL), Asociación de Técnicos de Informática de Administración Local (ATIAL) y un grupo de archiveros y técnicos de gestión documental, integrado de la siguiente manera:

  • Archiveros de la Comunitat Valenciana
    • Francisco Sanchis Moreno, Archivero de la Diputación de Valencia.
    • Juan P. Galiana Chacón, Archivero del Ayuntamiento de la Vall d’Uixó.
  • Asociación de Técnicos Informáticos de Administración Local (ATIAL)
    • Fernando Torregrosa Navarro, Presidente de ATIAL y Responsable de Informática del Ayuntamiento de Xirivella.
    • Amparo Cabo Lluesma, Responsable de Informática del Ayuntamiento de Moncada y miembro de ATIAL.
    • Manuel D. Serrat Olmos, Responsable de la Unidad de Sistemas e Innovación Tecnológica del Consorcio Provincial de Bomberos de Valencia y miembro de ATIAL.
    • Teresa Martínez Año, Jefa del Área de Modernización del Ayuntamiento de Paterna, coordinadora del grupo de Administración electrónica de ATIAL.
    • Santiago Pons Sala, departamento de informática del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna.
  • COSITAL Valencia
    • Borja Colón de Carvajal, Jefe del Servicio de Administración e Innovación Pública de la Diputación de Castellón.
    • Ylenia Díaz Morán, Secretaria del Ayuntamiento de Moncada, miembro de COSITAL Valencia.
    • Miguel H. Javaloyes Ducha, Vicesecretario del Ayuntamiento de Xirivella, miembro de COSITAL Valencia.
    • César Herrero Pombo, Secretario del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna y miembro del FORO XÁTIVA-COSITAL VALENCIA.

Debe hacerse constar el apoyo incondicional de COSITAL Valencia, a través del vocal de formación de COSITAL Valencia, Sr. Lorenzo Pérez Sarrión, así como el apoyo del Ministerio de Economía y Hacienda, especialmente por parte de los Sres. Miguel Ángel Amutio Gómez (Subdirector Adjunto de Coordinación de Unidades TIC Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas) y Gerardo Bustos Pretel (Subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas).

Como se expone en la introducción del documento, la Estrategia TIC AGE 2015-2020 contempla, en la línea de acción 5, la necesidad de “facilitar la creación de equipos interdisciplinares para el diseño de los servicios digitales”.

En el subsector local es imprescindible buscar espacios de convergencia entre Archiveros, Informáticos y Secretarios municipales, desde una aproximación multidisciplinar que facilite una visión completa de los aspectos de la técnica archivística y documental, de las TIC y de los aspectos jurídicos de cualquier política pública encaminada a la implantación efectiva de la Administración digital.

Hay que resaltar el consenso alcanzado por los tres sectores profesionales implicados (Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administración Local de la provincia de Valencia, Asociación de Técnicos de Informática de Administración Local y Archiveros y Gestores de Documentos participantes respecto a la centralidad de la gestión documental en la Administración digital.

En breve, dicho documento será puesto a disposición de aquellos a los que pueda interesar en las webs de COSITAL Valencia y ATIAL. Al mismo tiempo, debe resaltarse que el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha manifestado su interés en publicar el documento, indicando también que será utilizado como punto de partida en el Grupo de Trabajo de Documento, Expediente y Archivo-e de dicho Ministerio.

César Herrero Pombo
Secretario del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna

 

Comentarios

Buenos días a tod@s!!.

Estoy haciendo un curso on-line en el INAP, Gestión documental en la Administración Pública. En uno de los foros al hilo del tema de si en las administraciones públicas, sus responsables y empleados públicos eran conscientes de la problemática de la conservación de documentos electrónicos, he comentado la creación de este grupo, sus objetivos y he puesto un enlace a la noticia.

Creo que es interesante difundir estos trabajos.

¡Hasta luego!

pborao